Kriteriya at pagmamanhik na kahusayan ng paggagawa ng opisyal sa home office: paanong husgahan ang opisyal na wala sa paningin

Kapag ang opisyal ay nakaupo sa kabinete sa pinto na may tabing, ang pinuno ay makapapasok, makakita kung ano ang ginagawa, makakarinig ng pag-uusap sa telepono at makakita ng karga. Subalit kapag ang opisyal ay lumipat sa malayang trabaho, ang kontrol na ito ay nawala. Nagiging pangunahing tanong: paanong makaintindihan kung siya ay nagtatrabaho o lamang nakatala? Paanong masusukat ang kalidad ng kanyang paggagawa kapag wala kang nakikita siya pisikal? Ang home office ng opisyal ay hindi lamang kasiyahan, ito rin ay isang hamon sa sistema ng pamamahala na nangangailangan ng bagong pamamaraan sa paghuhusgahan ng gawain.

Bakit hindi gumagana ang tradisyonal na pamamaraan

Sa serbisyo ng estado, ang prinsipyo ng "pagiging kasalukuyan" ay aktibo sa mahabang panahon. Habang ang empleyado ay nasa lugar, siya ay nagtatrabaho. Ang pamamaraang ito ay hindi mabisa sa home office. Hindi maaaring husgahan ang opisyal sa kung gaano kadalas siya online, kung gaano kabilis siya sumagot sa messenger o kung gaano katagal siya ay nag-iingat sa aktibong screen. Ang mga metrika na ito ay nagdudulot ng aktibidad, hindi ng resulta. At dagdag pa, sila ay nagbibigay ng ilusion ng paggawa: ang empleyado ay maaaring "mag-click" sa screen, ngunit hindi nakapaglutas ng mga problema.

Ang ikalawang panganib ay ang pagkakaroon ng pagkakasunod-sunod sa pormal na mga parangal. Halimbawa, ang bilang ng mga ipinalabas na dokumento o mga naiprosesang aplikasyon ay maaaring lumaki sa pamamagitan ng pagkakasunod-sunod ng kalidad. Sa opisina, ang pinuno ay makakapag-apreciate ng nilalaman ng mga papeles, ngunit sa malayang trabaho — lamang sa mga matinding bilang, na madaling "nakakumpuni".

Ang ikatlong hamon ay ang pagkabulok ng pananagutan. Sa home office, mas mahirap na subaybayan kung sino ang nag-iwan ng pagpapatibay o nagkakamali. Kapag ang pangkat ay hindi magkakaisa, mahirap na paghihiwalay ang mga personal na resulta mula sa pangkalahatan.

mga pangunahing kriteriya ng kahusayan ng opisyal sa malayang trabaho

Upang husgahan ang kahusayan sa home office, kailangan na lumipat mula sa kontrol ng pagiging kasalukuyan sa kontrol ng resulta. May ilang pangunahing kriteriya.

Unang, ang panahon ng paggagawa ng mga gawain. Mahalaga hindi lamang ang katotohanan ng paggagawa, kundi ang pagpapatupad ng panahon. Ang opisyal ay dapat sumunod sa mga takdang panahon sa paghandog ng ulat, paghahanda ng dokumento at pagtugon sa mga hiling. Subalit dito, mahalaga na pagtingnan ang karga: kung ang empleyado ay nakakatanggap ng masyadong maraming gawain, ang mga takdang panahon ay maaaring masira hindi dahil sa kanyang kasalanan.

Ikalawang kriteriya — ang kalidad ng gawain. Ito ay hinuhusgahan sa pamamagitan ng pagkawala ng mga pagkakamali, ang kalinawan ng mga dokumento at ang kabanalan ng impormasyon. Sa home office, ito ay lalong mahalaga, sapagkat ang pinuno ay hindi makakita ng mga draft, kundi makakakita lamang ng pangwakas na resulta. Kaya ito, mahalaga na imbitahin ang sistema ng pangungusap na paghahusgahan: halimbawa, magpadala ng mga proyekto sa paghahusgahan sa isang araw bago ang huling araw.

Ikalawang kriteriya — ang produktibidad. Gaano kadalas ang ginagawa ng mga gawain sa isang unyong oras, gaano kadalas ang naiprosesang aplikasyon, gaano kadalas ang naayos na mga problema. Subalit dito, kailangan ng pag-iingat: ang produktibidad ay hindi dapat masusukat lamang sa dami, mahalaga na pagtingnan ang kahirapan ng mga gawain. Isang mahirap na gawain ay maaaring magiging 20 madaling gawain.

Ikalawang kriteriya — ang komunikasyonal na kahusayan. Paano ang mabilis at tumpak na sumagot ang opisyal sa mga tanong ng mamamayan at mga kasamahan. Sa home office, ang komunikasyon ay naging digital: sulat, chat, video call. Maaaring husgahan ang kalidad ng komunikasyon sa pamamagitan ng bilis ng sagot, ang kalinawan ng pormulasyon at ang kabanalan ng impormasyon.

Ikalawang kriteriya — ang inisyatibo. Ang opisyal ay hindi lamang nagpapatupad ng mga utos, kundi nagmumungkahi ng mga pagbabago, nangangahulugan ng hindi pangkaraniwang solusyon, nag-aalok ng mga gawain na hindi kasama sa kanyang direktang pananagutan. Ang ito ay lubos na mahalaga sa malayang trabaho, kung saan ang proaktibidad ay naging mahalagang faktor ng pagiging kasangkot.

mga instrumento ng paghuhusgahan: mula sa time tracking hanggang sa KPI

Ang pinakasimpleng instrumento — ang time tracking, ang pagtatala ng oras na ginugugol sa mga gawain. Subalit, gaya ng nabanggit, ito ay isang supling na instrumento, na hindi sumasalamin sa kalidad. Mas mahusay na gamitin ito sa pagsasama-sama sa iba pang pamamaraan.

Ang ikalawang instrumento — ang electronic task management system. Sa mga ganitong sistema, inilalagay ang kung sino, kung ano at kung kailan ginawa. Maaaring subaybayan kung gaano kadalas ang isang gawain ay nasa gawain, kung gaano kadalas ito ay ibinalik para sa pagdodulot at kung gaano kadalas ito ay nagpasa sa pagpapatibay. Ito ay nagbibigay ng obhektibong larawan ng karga at kahusayan.

Ang ikatlong instrumento — ang system ng balanced scorecard (KPI). Para sa bawat empleyado, inilalagay ang KPI, na pinagmumulan sa espesyalidad ng kanyang gawain. Halimbawa, para sa empleyado na nagtatrabaho sa mga hiling ng mamamayan, ang mga pangunahing KPI ay maaaring maging ang takdang panahon ng sagot, ang dolyar na naiayos ng mga hiling, ang pagtatasa ng kalidad mula sa mga pagsisiyasat.

Ang ikaapat — ang regular na feedback mula sa mga kasamahan at mamamayan. Ang mga pagsisiyasat, ang mga pagsusulit, ang pagsusuri ng mga hiling. Ito ay isang subyektibong, ngunit mahalagang pinagkukunan ng datos.

Ang ikalawang — ang planadong pagsusuri ng kalidad. Ang pinuno ay maaaring pinili na suriin ang mga dokumento na inihanda ng malayang trabahador, na nagpapahusay ng kanilang katugmahan sa mga pamantayan.

Mga problema sa paghuhusgahan at ang mga paraan ng paglutas

Ang pinakamahalagang problema — ang tiwala. Kapag ang opisyal ay wala sa paningin, ang pinuno ay nagiging masasabing magpapatigil ng kontrol. Subalit ang sobrang kontrol ay papaanin ang motibasyon at nagbibigay ng atmoteng kawalang tiwala. Kaya ito, mahalaga na ang sistema ng paghuhusgahan ay maging maliwanag at mapag-iiwan.

Ang ikalawang problema — ang pagkakaroon ng hindi parehong karga. Sa isang araw, ang empleyado ay maaaring maging sobrang napapagaling, sa ibang araw ay malaya. Mahalaga na husgahan ang kahusayan hindi sa isang araw, kundi sa panahon — buwan, kwarter.

Ang ikatlong problema — ang pagkawala ng malinaw na pamantayan. Maraming gawain ng opisyal ay hindi mababanggit, at mahirap husgahan ang kalidad nito. Kailangan lumikha ng malinaw na pamantayan kung ano ang dapat itong tawagin na "magandang resulta".

Ang ikaapat na problema — ang psikolohikal na kahirapan. Ang paghuhusgahan ng kahusayan sa home office ay maaaring maging nakikita ng mga empleyado bilang pagpasok sa personal na espasyo. Kaya ito, mahalaga na ipaliwanag ang mga layunin at mekanismo ng paghuhusgahan, upang makikita ng mga empleyado ito hindi bilang kontrol, kundi bilang tulong.

Ang papel ng pinuno: mula sa tagapagmasid hanggang sa tagapagturo

Sa home office, ang papel ng pinuno ay nagbabago. Sa halip na magmasid, siya ay dapat maging tagapagturo at koordinador. Ang kanyang tungkulin ay hindi magmasid, kundi magtulong sa opisyal na maging mabisa sa paggagawa. Ito ay nangangahulugan ng regular na pakikipagpulong, pagtalakay ng mga gawain, pag-aaral, pagtatalakay ng mga pagkakamali.

Mahalaga na makabuo ng kultura ng feedback, kung saan ang empleyado ay hindi mag-aalala sa paghahabla ng mga problema. Kapag ang empleyado ay nag-iwan ng gawain, siya ay dapat magkaroon ng pagkakataon na sabihin ito nang maaga, at hindi magtangkang gawin ito "pansit".

Ang pinuno din ay dapat maging halimbawa ng kalikasang pagiging malinaw: ipakita ang kanyang sariling mga parangal, talakay ang kanyang kahusayan, bukas na magsalita tungkol sa mga kahirapan.

Wika ng pagpapatapos: kahusayan ay hindi oras, kundi halaga

Ang kahusayan ng opisyal sa home office ay hindi sinusukat sa pamamagitan ng kung gaano kadalas siya nasa kompyuter, kundi kung anong halaga niya ay nilikha para sa lipunan at estado. Ito ay nangangailangan ng bagong pag-iisip ng sistema ng pamamahala: paglipat mula sa kontrol sa tiwala, mula sa pormal na parangal sa tunay na mga resulta, mula sa pagpataw ng parusa sa pagpapaunlad. Ang home office ay hindi nagbawas ng kahusayan kapag nabagong sistema ng paghuhusgahan. Sa kabilang banda, ito ay maaaring madagdagan ang kahusayan, kapag binibigyan ng mas maraming kalayaan at pananagutan ang mga opisyal.

Permanent link to this publication: